Power BI com Protheus: como montar indicadores sem depender de planilha

Dá para ter indicadores de vendas, financeiro e estoque no Power BI lendo direto do Protheus, sem exportar planilha. O caminho é conectar o Power BI ao banco do ERP por meio de views preparadas, com os filtros certos, e agendar a atualização pelo gateway.

Parece simples, e a conexão em si é. O que separa um painel confiável de um painel que ninguém usa são os detalhes: tabela certa, filtro de registro deletado, filial, e uma regra clara do que conta como venda. É sobre isso que este artigo fala.

Por que a planilha vira gargalo

Na maioria das empresas que atendemos, o relatório gerencial nasce do mesmo jeito. Alguém exporta um relatório do Protheus, cola numa planilha, ajusta fórmulas e manda por e-mail. Funciona no primeiro mês.

Depois aparecem os problemas. Cada área tem a sua versão do número. O fechamento depende de uma pessoa específica. E quando a diretoria pergunta "por que esse valor mudou?", ninguém consegue explicar rápido.

Quando o Power BI lê o dado na origem, a discussão muda de "qual planilha está certa" para "o que esse número está dizendo". Esse é o ganho real.

Como o Power BI conversa com o Protheus

O Protheus grava os dados em um banco relacional, na maioria dos casos SQL Server ou Oracle. O Power BI conecta nesse banco pelo conector nativo e, para atualizar sozinho, usa o gateway de dados local instalado em um servidor da rede da empresa.

Na prática, a arquitetura que recomendamos tem três camadas:

• Views no banco: consultas prontas, já filtradas e com nomes de coluna legíveis, em vez de apontar o Power BI direto para as tabelas brutas.
• Gateway de dados local: faz a ponte segura entre o serviço do Power BI na nuvem e o banco que fica na empresa.
• Modelo no Power BI: relacionamentos, medidas e regras de negócio documentadas, para todo mundo calcular do mesmo jeito.

Use sempre um usuário de banco só de leitura para o Power BI. Ele não precisa e não deve ter permissão de escrita no ambiente de produção.

Quais tabelas usar em cada indicador

O Protheus tem nomes de tabela curtos, e saber onde está cada informação poupa semanas. Estas são as mais usadas nos primeiros painéis:

• Faturamento: SF2 (cabeçalho das notas de saída) e SD2 (itens das notas de saída). É aqui que nascem receita, ticket médio e venda por produto ou vendedor.
• Compras: SF1 e SD1 (cabeçalho e itens das notas de entrada) e SC7 (pedidos de compra).
• Financeiro: SE1 (títulos a receber), SE2 (títulos a pagar) e SE5 (movimentação bancária). Daqui saem inadimplência, prazo médio e fluxo de caixa.
• Estoque: SB1 (cadastro de produtos), SB2 (saldos por armazém) e SB8 (saldos por lote, quando há rastreabilidade).
• Cadastros: SA1 (clientes) e SA2 (fornecedores), para dar nome e região aos números.

O nome físico da tabela leva o código da empresa no final. A SF2 da empresa 01, por exemplo, costuma ser a SF2010. Confirme isso no seu ambiente antes de montar as views.

Os três cuidados que fazem o painel bater com o ERP

Quase toda divergência entre Power BI e Protheus vem de um destes pontos.

Registros deletados

O Protheus não apaga a linha do banco na hora. Ele marca a exclusão no campo D_E_L_E_T_ com um asterisco. Toda view precisa filtrar D_E_L_E_T_ = ' ', ou o painel soma nota cancelada como se fosse venda.

Filial

Empresas com mais de uma filial guardam tudo na mesma tabela, separado pelo campo de filial (F2_FILIAL na SF2, por exemplo). Decida se o painel mostra o consolidado ou filial por filial e deixe isso explícito no filtro.

O que conta como venda

Nem toda nota de saída é venda. Remessa, devolução, bonificação e transferência também saem pela SF2. A forma segura de separar é pela TES (tipo de entrada e saída) e pelo CFOP de cada item, combinados com a área fiscal da empresa. Essa regra precisa estar escrita, não na cabeça de alguém.

Atualização: com que frequência o painel muda

Com o gateway configurado, o Power BI atualiza o conjunto de dados nos horários que você agendar. No licenciamento Pro o limite é de até 8 atualizações agendadas por dia. Nas capacidades Premium esse número sobe bastante.

Para a maioria dos painéis de diretoria, atualizar algumas vezes ao dia resolve. Quando a operação precisa de algo mais próximo do tempo real, como acompanhamento de expedição, vale avaliar outras estratégias de conexão com a equipe técnica, sempre medindo o impacto no banco de produção.

Por onde começar sem travar o projeto

O erro mais comum é tentar construir o painel perfeito de uma vez. O caminho que dá resultado é curto e iterativo:

• Escolha um indicador que hoje dá trabalho, como faturamento diário por vendedor.
• Monte a view, valide o número com o relatório do Protheus e com quem usa a informação.
• Publique, agende a atualização e só então avance para o próximo indicador.

Em poucas semanas a empresa tem um painel que bate com o ERP e que as pessoas confiam. Se o seu Protheus tem muita customização, um diagnóstico antes do projeto evita retrabalho. Veja como funciona nosso serviço de Power BI e Data Warehouse com Protheus e, se fizer sentido, fale com um consultor da Global ERP.

Para quem está revisando o ERP por causa das mudanças fiscais, também vale ler sobre a adequação do Protheus à Reforma Tributária, que mexe direto nos dados que alimentam esses painéis.

Protheus®, TOTVS® e Microsiga® são marcas registradas da TOTVS S.A. A Global ERP é consultoria independente, sem afiliação formal com a fabricante. Power BI é marca da Microsoft Corporation.