Fluig BPM: 5 processos que toda média empresa deveria automatizar primeiro

Um dos erros mais comuns na implantação de BPM é começar pelo processo mais complexo — aquele que "vai resolver tudo" e que ninguém consegue mapear completamente. O resultado é um projeto que dura meses, cansa o time e entrega pouco para o usuário final.

A abordagem que funciona é outra: começar pelos processos de alto impacto, escopo claro e prazo curto. Cinco a doze semanas por processo, resultado visível, patrocínio interno crescendo. Estes são os cinco que funcionam nessa lógica para a maioria das empresas de médio porte.

1. Aprovação de despesas

Por quê primeiro: todo mundo odeia o processo atual, que geralmente envolve e-mail, planilha, aprovador viajando sem acesso e reembolso atrasado. O impacto é imediato e visível para usuários de todos os níveis.

O que o Fluig entrega: formulário digital com campos obrigatórios (tipo de despesa, centro de custo, projeto, comprovante anexado), roteamento automático por alçada de valor, aprovação por mobile, integração com lançamento no Financeiro do Protheus.

Prazo de implantação: 4 a 6 semanas para o processo básico. Regras de alçada complexas por departamento adicionam 1-2 semanas.

2. Solicitação de compra

Por quê segundo: o processo de compra é crítico para o controle de custos e frequentemente ocorre fora do Protheus — em e-mail, verbal ou planilha — antes de entrar no sistema como pedido já aprovado.

O que o Fluig entrega: solicitação digital com especificação do item, justificativa, centro de custo e valor estimado; aprovação por alçada; geração automática de solicitação de compra (SC7) no Protheus após aprovação final; rastreabilidade completa do histórico de aprovações.

Prazo de implantação: 5 a 8 semanas, dependendo da complexidade da integração com o Protheus.

3. Onboarding de novo funcionário

Por quê terceiro: onboarding ineficiente tem custo alto e pouca visibilidade. O novo colaborador fica dias sem acesso a sistemas, sem equipamento, sem treinamentos agendados. O BPM resolve isso com um processo que dispara tarefas automaticamente para TI, RH, gestão e financeiro no momento da contratação.

O que o Fluig entrega: fluxo disparado pelo RH com dados do colaborador; tarefas automáticas para TI (criar acessos), Compras (equipamento), RH (documentação), Gestão (agendamento de treinamentos); prazo de conclusão monitorado por gestor.

Prazo de implantação: 4 a 7 semanas.

4. Solicitação de TI

Por quê quarto: o helpdesk interno geralmente funciona por e-mail ou WhatsApp, sem priorização, sem SLA, sem histórico de atendimento. O time de TI fica sobrecarregado sem visibilidade de demanda, e o usuário não sabe onde está seu chamado.

O que o Fluig entrega: portal de abertura de chamado com categorização (hardware, software, acesso, dúvida), atribuição automática por tipo ao analista responsável, SLA por categoria, notificação de status ao solicitante, dashboard de backlog para o gestor de TI.

Prazo de implantação: 5 a 7 semanas.

5. Aprovação de viagem e adiantamento

Por quê quinto: processo frequente, com impacto direto no fluxo de caixa (adiantamentos) e na política de viagens (aéreo, hotel, diárias). Feito em e-mail, gera conflito de aprovação, falta de controle de teto de gastos e reembolsos atrasados que frustram o colaborador.

O que o Fluig entrega: solicitação com destino, datas, estimativa de custos e objetivo da viagem; aprovação por gestor direto e financeiro; emissão de adiantamento integrado ao Financeiro do Protheus; prestação de contas após a viagem com comprovantes digitais.

Prazo de implantação: 6 a 9 semanas (a prestação de contas pós-viagem é o passo mais complexo).

Por que esses cinco, nessa ordem?

Os cinco processos têm três características em comum: escopo bem delimitado (começo e fim claros), impacto perceptível para usuários fora do TI (o que gera patrocínio interno), e integração com o Protheus que é factível sem customização extrema do ERP.

Comece por um, entregue em 6 semanas, mostre o resultado — e o próximo processo vai ter muito mais apoio interno para ser aprovado e implantado.

Protheus®, TOTVS®, Microsiga® e Fluig® são marcas registradas da TOTVS S.A. A Global ERP é consultoria independente, sem afiliação formal com a fabricante. As orientações deste artigo refletem a interpretação técnica da equipe Global ERP e não substituem orientação contábil-jurídica formal.