O que é Digitalização de Documentos em TOTVS?
A digitalização de documentos é um processo essencial para empresas que desejam otimizar a gestão de informações e garantir a segurança e integridade dos seus dados. No contexto da TOTVS, uma das maiores empresas de tecnologia do Brasil, a digitalização de documentos é uma prática fundamental para a transformação digital e a modernização dos processos empresariais.
Benefícios da Digitalização de Documentos em TOTVS
A digitalização de documentos em TOTVS traz uma série de benefícios para as empresas que adotam essa prática. Um dos principais benefícios é a redução do uso de papel, o que contribui para a preservação ambiental e a sustentabilidade dos negócios. Além disso, a digitalização de documentos permite uma maior agilidade e eficiência na busca e recuperação de informações, facilitando o trabalho dos colaboradores e aumentando a produtividade da empresa.
Outro benefício importante da digitalização de documentos em TOTVS é a redução de custos. Com a eliminação do uso de papel e a otimização dos processos de arquivamento e busca de documentos, as empresas conseguem economizar recursos financeiros e reduzir os gastos com impressão, armazenamento físico e logística.
Como funciona a Digitalização de Documentos em TOTVS?
O processo de digitalização de documentos em TOTVS envolve diversas etapas, desde a preparação dos documentos até a indexação e armazenamento dos arquivos digitais. A primeira etapa consiste na organização e separação dos documentos físicos, removendo grampos, clips e outros elementos que possam comprometer a qualidade da digitalização.
Em seguida, os documentos são escaneados por meio de scanners de alta qualidade, que capturam as imagens e transformam os documentos físicos em arquivos digitais. É importante utilizar scanners de qualidade para garantir a fidelidade das informações e a legibilidade dos documentos digitalizados.
Após a digitalização, os documentos passam por um processo de indexação, no qual são atribuídas etiquetas e metadados para facilitar a busca e recuperação das informações. Essas etiquetas podem incluir informações como nome do documento, data, tipo de documento, entre outros dados relevantes.
Os arquivos digitais resultantes da digitalização são armazenados em um sistema de gerenciamento de documentos, como o ECM (Enterprise Content Management) da TOTVS. Esse sistema permite o armazenamento seguro e organizado dos documentos digitais, além de oferecer recursos avançados de busca e recuperação de informações.
Segurança da Digitalização de Documentos em TOTVS
A segurança dos documentos digitais é uma preocupação fundamental para as empresas que adotam a digitalização em TOTVS. A TOTVS oferece soluções avançadas de segurança para garantir a integridade e confidencialidade dos documentos digitais.
Uma das medidas de segurança adotadas pela TOTVS é a criptografia dos documentos digitais, que impede o acesso não autorizado às informações. Além disso, a TOTVS utiliza tecnologias de autenticação e controle de acesso, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos.
A TOTVS também realiza backups periódicos dos documentos digitais, garantindo a sua preservação em caso de falhas ou incidentes. Esses backups são armazenados em servidores seguros, protegidos por firewalls e outras medidas de segurança.
Integração da Digitalização de Documentos em TOTVS com outros sistemas
A digitalização de documentos em TOTVS pode ser integrada com outros sistemas utilizados pela empresa, como sistemas de gestão empresarial (ERP) e sistemas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM). Essa integração permite uma maior agilidade e eficiência na busca e recuperação de informações, além de facilitar a tomada de decisões e o compartilhamento de informações entre os diferentes setores da empresa.
Além disso, a digitalização de documentos em TOTVS pode ser integrada com sistemas de workflow e automação de processos, permitindo a criação de fluxos de trabalho automatizados e a eliminação de tarefas manuais e repetitivas. Isso contribui para a redução de erros e retrabalho, além de aumentar a eficiência dos processos empresariais.
Conclusão
A digitalização de documentos em TOTVS é uma prática fundamental para empresas que desejam otimizar a gestão de informações e modernizar os seus processos empresariais. Com a digitalização, as empresas conseguem reduzir o uso de papel, aumentar a eficiência na busca e recuperação de informações, reduzir custos e melhorar a segurança dos documentos. Além disso, a integração da digitalização de documentos com outros sistemas permite uma maior agilidade e eficiência na gestão das informações. Portanto, a digitalização de documentos em TOTVS é uma estratégia essencial para empresas que desejam se manter competitivas no mercado atual.
