O controle de ativos é uma prática essencial para empresas que desejam gerenciar eficientemente seus recursos e garantir o bom funcionamento de suas operações. No contexto do sistema TOTVS, o controle de ativos refere-se à gestão dos bens e recursos utilizados pela empresa, como equipamentos, máquinas, veículos, imóveis, entre outros. Neste glossário, vamos explorar em detalhes o que é controle de ativos em TOTVS e como essa funcionalidade pode ser utilizada para otimizar a gestão de recursos de uma empresa.
O que é controle de ativos em TOTVS?
O controle de ativos em TOTVS é uma funcionalidade presente nos sistemas de gestão empresarial desenvolvidos pela TOTVS, uma das maiores empresas de tecnologia do Brasil. Essa funcionalidade permite que as empresas tenham um controle preciso sobre seus ativos, desde a aquisição até a baixa, passando pela manutenção e utilização.
Com o controle de ativos em TOTVS, é possível registrar todas as informações relevantes sobre cada ativo, como número de série, data de aquisição, valor, localização, responsável, entre outros. Essas informações são armazenadas em um banco de dados centralizado, o que facilita o acesso e a consulta por parte dos usuários autorizados.
Além disso, o controle de ativos em TOTVS permite a realização de inventários periódicos, nos quais é possível verificar a existência física dos ativos e comparar com as informações registradas no sistema. Essa funcionalidade é fundamental para identificar possíveis perdas, extravios ou desvios de ativos, garantindo a integridade do patrimônio da empresa.
Benefícios do controle de ativos em TOTVS
A utilização do controle de ativos em TOTVS traz diversos benefícios para as empresas, principalmente no que diz respeito à gestão eficiente dos recursos. Entre os principais benefícios, podemos destacar:
1. Otimização do uso de recursos: Com o controle de ativos em TOTVS, as empresas podem identificar quais ativos estão sendo subutilizados ou ociosos, permitindo a realocação ou venda desses recursos. Isso contribui para a redução de custos e para a otimização do uso dos recursos disponíveis.
2. Planejamento de manutenção: A funcionalidade de controle de ativos em TOTVS permite o registro de informações sobre as manutenções realizadas em cada ativo, como datas, tipos de manutenção e custos envolvidos. Com essas informações, é possível planejar e agendar as manutenções de forma mais eficiente, evitando paradas não programadas e reduzindo os custos com manutenção.
3. Controle de depreciação: O controle de ativos em TOTVS também permite o registro da depreciação dos ativos ao longo do tempo. Isso é importante para a contabilidade da empresa, pois permite o cálculo correto do valor dos ativos e a adequada alocação dos custos de depreciação nos períodos contábeis.
4. Gestão de contratos: Muitas empresas possuem contratos de locação, leasing ou com fornecedores de serviços relacionados aos ativos. O controle de ativos em TOTVS permite o registro e o acompanhamento desses contratos, facilitando a gestão e o controle dos compromissos financeiros relacionados aos ativos.
5. Tomada de decisão embasada em dados: Com todas as informações sobre os ativos centralizadas em um único sistema, os gestores têm acesso a dados precisos e atualizados para embasar suas decisões. Isso contribui para uma gestão mais eficiente e estratégica dos recursos da empresa.
Como utilizar o controle de ativos em TOTVS?
Para utilizar o controle de ativos em TOTVS, é necessário contar com um sistema de gestão empresarial que possua essa funcionalidade. A TOTVS oferece diversos sistemas que contemplam o controle de ativos, como o TOTVS Protheus, TOTVS RM, TOTVS Datasul, entre outros.
Após a implantação do sistema, é necessário cadastrar todos os ativos da empresa no sistema, informando todas as informações relevantes sobre cada um deles. Essas informações podem ser inseridas manualmente ou importadas de planilhas ou sistemas legados.
Uma vez que os ativos estejam cadastrados, é possível realizar as operações de aquisição, baixa, transferência, manutenção, entre outras, diretamente no sistema. Todas as movimentações são registradas e atualizam automaticamente as informações dos ativos.
Além disso, é importante realizar inventários periódicos para verificar a existência física dos ativos e comparar com as informações registradas no sistema. Essa atividade deve ser realizada de forma organizada e sistemática, seguindo procedimentos pré-definidos.
Conclusão
O controle de ativos em TOTVS é uma funcionalidade essencial para empresas que desejam otimizar a gestão de seus recursos. Com essa funcionalidade, é possível ter um controle preciso sobre os ativos da empresa, desde a aquisição até a baixa, passando pela manutenção e utilização. Além disso, o controle de ativos em TOTVS traz diversos benefícios, como a otimização do uso de recursos, o planejamento de manutenção, o controle de depreciação, a gestão de contratos e a tomada de decisão embasada em dados. Para utilizar o controle de ativos em TOTVS, é necessário contar com um sistema de gestão empresarial que possua essa funcionalidade e realizar o cadastro e a atualização das informações dos ativos no sistema.
